October 15, 2021 - Updated Guidelines for Volunteers on School Campuses Per CDPH Order / Pautas Actualizadas para Voluntarios en los Campus Escolares por orden de CDPH

Dear PYLUSD Community,

 

Thank you for your continued support of the Placentia-Yorba Linda Unified School District (PYLUSD). The purpose of this letter is to share information about the district’s updated guidelines for volunteers on campus, which are mandated by an order from the California Department of Public Health’s (CDPH).

 

As we shared in a letter to staff and families back in August, CDPH requires that all school workers show proof of vaccination against COVID-19 or get tested once a week (if volunteering on a weekly basis). School workers refer to all paid and unpaid adults serving in the school settings including, but not limited to, certificated and classified staff, and volunteers who are on-site at a school campus supporting school functions.

 

In moving forward, schools will continue to limit nonessential visitors, volunteers, and activities involving external groups or organizations. PYLUSD will allow volunteers on campus to support essential school functions only as determined by the school’s administration.

Beginning on Monday, October 18, 2021, all on-campus volunteers will be required to provide the school with one of the following when volunteering for any indoor activity during school hours or at school-sponsored events:

 

#1. Proof of Full Vaccination Status, or

#2. Negative COVID-19 Test Within 72 hours Prior

 

More information about each of these options is included below.

 

Proof of Vaccination Status
Volunteers are considered “fully vaccinated” two weeks or more after they received the second dose in a 2-dose series (Pfizer-BioNTech or Moderna or vaccine authorized by the World Health Organization), or two weeks or more after they have received a single-dose vaccine (Johnson and Johnson [J&J]/Janssen).

 

Instructions for Providing Proof of Vaccination Status

  1. Fully vaccinated volunteers are asked to check-in with front office staff upon arrival at school.
  2. Fully vaccinated volunteers should provide the school front office with any of the approved documents listed below (as outlined in the CDPH order) and a photo ID.
  3. Office staff will not maintain these records, but will review them to verify vaccination status and will only need to do this on the first visit. 
  4. On future visits, the volunteer will have already been deemed “cleared” by school staff. 
 

Negative COVID-19 Test

Unvaccinated or incompletely vaccinated volunteers must be tested with either PCR testing or antigen testing. Any PCR (molecular) or antigen test used must either have Emergency Use Authorization by the U.S. Food and Drug Administration or be operating per the Laboratory Developed Test requirements by the U.S. Centers for Medicare and Medicaid Services. Unvaccinated or incompletely vaccinated volunteers should provide the school front office with a negative COVID-19 PCR or antigen test within 72 hours prior to a single volunteer event or once a week if volunteering on a weekly basis. A negative test will be valid for one week and a new test will be required for future visits.

 

Instructions for Providing a Negative COVID-19 Test

  1. Unvaccinated or incompletely vaccinated volunteers are asked to check-in with front office staff upon arrival at school. 
  2. Volunteers should provide the school front office with a negative COVID-19 PCR or antigen test within 72 hours prior to a single volunteer event or once a week if volunteering on a weekly basis.
  3. Office staff will not maintain these records, but will review them to verify a negative test. 
  4. Volunteers who are interested in helping with activities off campus should contact the school principal to inquire about “at home” volunteer opportunities.
  5. It is the responsibility of the volunteer to secure a COVID-19 test and results outside of PYLUSD. 
  6. Unvaccinated or incompletely vaccinated volunteers must also observe all other infection control requirements, and are not exempted from the testing requirement even if they have a medical contraindication to vaccination, since they are still potentially able to spread the illness. Previous history of COVID-19 from which the individual recovered more than 90 days earlier, or a previous positive antibody test for COVID-19, do not waive this requirement for testing.
 

Any volunteer who does not follow the guidelines will not be allowed to volunteer at any indoor activity during school hours or at school-sponsored events.

 

The following are additional guidelines:

 
  • Individuals attending meetings on school grounds after school hours are not required to be screened. Examples include PTA meetings, parent/teacher conferences, and English Language Advisory Council (ELAC) meetings.
  • Individuals visiting the school during school hours to attend a parent/teacher, IEP, or 504 meeting are not considered volunteers and are not subject to the screening requirements.
  • Volunteers may continue to participate in outdoor activities without needing to be screened for vaccination status or provide a negative COVID-19 test.
  • All adults are required to wear a mask indoors when students are present.
 

Approved Documents for Proof of Vaccination 

Pursuant to the CDPH Guidance for Vaccine Records Guidelines & Standards, only the following modes may be used as proof of vaccination:

 
  1. COVID-19 Vaccination Record Card (issued by the Department of Health and Human Services Centers for Disease Control & Prevention or WHO Yellow Card) which includes name of person vaccinated, type of vaccine provided and date last dose administered); OR
  2. a photo of a Vaccination Record Card as a separate document; OR
  3. a photo of the client's Vaccination Record Card stored on a phone or electronic device; OR
  4. documentation of COVID-19 vaccination from a health care provider; OR
  5. digital record that includes a QR code that when scanned by a SMART Health Card reader displays to the reader client name, date of birth, vaccine dates and vaccine type; OR
  6. documentation of vaccination from other contracted employers who follow these vaccination records guidelines and standards.
 

This information can be found online at www.pylusd.org/volunteers. For questions regarding this information, please reach out to your school’s administrative team. Thank you.

 

Sincerely,

 

Richard McAlindin

Assistant Superintendent, Executive Services
Placentia-Yorba Linda Unified School District


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Estimada Comunidad de PYLUSD,

 

Gracias por su continuo apoyo al Distrito Escolar Unificado Placentia Yorba Linda (PYLUSD). El propósito de esta carta es compartir información sobre las pautas actualizadas del distrito para los voluntarios en los campus escolates, las cuales son exigidas por una orden del Departamento de Salud Pública de California (CDPH).

 

Como compartimos en una carta al personal y las familias en agosto, el CDPH requiere que todos los trabajadores escolares muestren un comprobante de vacunación contra COVID-19 o se hagan la prueba una vez a la semana (si son voluntarios semanalmente). Los trabajadores escolares se refieren a todos los adultos remunerados y no remunerados que prestan servicios en el entorno escolar, incluidos, entre otros, el personal certificado y clasificado y los voluntarios que se encuentran en el campus de una escuela, que apoyan las funciones escolares.

 

Siguiendo adelante, las escuelas continuarán limitando los visitantes, voluntarios y actividades no esenciales que involucren a grupos u organizaciones externas. PYLUSD permitirá que los voluntarios en los campus apoyen las funciones esenciales de la escuela, sólo según lo determine la administración de la escuela.

 

A partir del lunes 18 de octubre de 2021, todos los voluntarios en los campus deberán proporcionar a la escuela uno de lo siguiente, cuando se ofrezcan como voluntarios para cualquier actividad en el interior durante el horario escolar o en eventos patrocinados por la escuela:

# 1. Prueba de estado de vacunación completo, o

# 2. Prueba COVID-19 negativa dentro de las 72 horas anteriores

 

A continuación, se incluye más información sobre cada una de estas opciones.

 

Comprobante de Estado de Vacunación

Los voluntarios se consideran "completamente vacunados" dos semanas o más después de recibir la segunda dosis de una serie de 2 dosis (Pfizer-BioNTech o Moderna o vacuna autorizada por la Organización Mundial de la Salud), o dos semanas o más después de haber recibido una -dosis de vacuna (Johnson y Johnson [J&J] / Janssen).

Instrucciones para proporcionar prueba del estado de vacunación

  1. A los voluntarios completamente vacunados se les pide que se registren con el personal de recepción al llegar a la escuela.
  2. Los voluntarios completamente vacunados deben proporcionar a la oficina principal de la escuela cualquiera de los documentos aprobados que se enumeran a continuación (como se describe en la orden del CDPH) y una identificación con foto.
  3. El personal de la oficina no mantendrá estos registros, pero los revisará para verificar el estado de vacunación y sólo tendrá que hacerlo en la primera visita.
  4. En visitas futuras, el personal de la escuela ya habrá considerado al voluntario "autorizado".

 

Prueba COVID-19 Negativa

Los voluntarios no vacunados o vacunados de forma incompleta deben someterse a pruebas de PCR o de antígenos. Cualquier prueba de PCR (molecular) o de antígeno que se utilice, debe tener una Autorización de Uso de Emergencia de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los EE. UU. o estar funcionando según los requisitos de Prueba Desarrollada en Laboratorio de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid de EE. UU. Los voluntarios no vacunados o vacunados de forma incompleta deben proporcionar a la oficina principal de la escuela una prueba de antígeno o PCR de COVID-19 negativa dentro de las 72 horas previas a un solo evento de voluntariado o una vez a la semana si se ofrece como voluntario semanalmente. Una prueba negativa será válida durante una semana y se requerirá una nueva prueba para futuras visitas.

 

Instrucciones para Proveer una Prueba COVID-19 Negativa

  1. A los voluntarios no vacunados o vacunados de forma incompleta se les pide que se registren con el personal de la oficina al llegar a la escuela.
  2. Los voluntarios deben proporcionar a la oficina principal de la escuela una prueba de antígeno o PCR de COVID-19 negativa dentro de las 72 horas anteriores a un solo evento de voluntariado o una vez a la semana si son voluntarios semanalmente.
  3. El personal de la oficina no mantendrá estos registros, pero los revisará para verificar que la prueba sea negativa.
  4. Los voluntarios que estén interesados en ayudar con actividades fuera del campus deben comunicarse con el director de la escuela para informarse sobre las oportunidades de voluntariado "en casa".
  5. Es responsabilidad del voluntario obtener una prueba COVID-19 y los resultados fuera de PYLUSD.
  6. Los voluntarios no vacunados o vacunados de forma incompleta también deben cumplir con todos los demás requisitos de control de infecciones, y no están exentos del requisito de la prueba, incluso si tienen una contraindicación médica para la vacunación, ya que todavía son potencialmente capaces de propagar la enfermedad. El historial previo de COVID-19 de la cual la persona se recuperó más de 90 días antes, o una prueba previa de anticuerpos positiva para COVID-19, no exime de este requisito de prueba.



Any volunteer who does not follow the guidelines will not be allowed to volunteer at any indoor activity during school hours or at school-sponsored events.

 

Las siguientes son pautas adicionales para voluntarios.

    • No se requiere que los voluntarios que asistan a las reuniones en los terrenos de la escuela después del horario escolar sean examinados. Ejemplos incluyen reuniones de PTA, conferencias de padres/maestros y reuniones del Consejo Asesor del Idioma Inglés (ELAC).
    • Los voluntarios que visitan la escuela durante el horario escolar para asistir a una reunión de padres/maestros, IEP o 504 no se consideran voluntarios y no están sujetos a los requisitos de valoración.
    • Los voluntarios pueden continuar participando en actividades al aire libre sin necesidad de ser examinados para determinar el estado de vacunación o proporcionar una prueba de COVID-19 negativa.
  • Se requiere que todos los voluntarios usen cubrebocas en el interior cuando los estudiantes estén presentes.

 

Documentos Aprobados para Prueba de Vacunación

En conformidad con la Guía de CDPH para las pautas y estándares de registros de vacunas, sólo se pueden usar los siguientes modos como prueba de vacunación:

  1. Tarjeta de Registro de Vacunación COVID-19 (emitida por los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades del Departamento de Salud y Servicios Humanos o Tarjeta Amarilla de la WHO) que incluye el nombre de la persona vacunada, el tipo de vacuna proporcionada y la fecha de la última dosis administrada); O
  2. una foto de una tarjeta de registro de vacunación como documento separado; O
  3. una foto de la Tarjeta de Registro de Vacunación del cliente almacenada en un teléfono o dispositivo electrónico; O
  4. documentación de la vacuna COVID-19 de un proveedor de atención médica; O
  5. registro digital que incluye un código QR que, cuando es escaneado por un lector de SMART Health Card, muestra al lector el nombre del cliente, la fecha de nacimiento, las fechas de la vacuna y el tipo de vacuna; O
  6. documentación de vacunación de otros empleadores contratados que sigan estas pautas y estándares de registros de vacunación.



Esta información se puede encontrar en línea en www.pylusd.org/volunteers. Si tiene preguntas sobre esta información, por favor, comuníquese con el equipo administrativo de su escuela. Gracias.

 

Atentamente,

 

Richard McAlindin

Superintendente Adjunto, Servicios Ejecutivos

Distrito Escolar Unificado de Placentia Yorba Linda

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