June 13, 2018 - Electronic Visitor Management System Coming to PYLUSD in Fall 2018

Dear PYLUSD Families,

As the 2017-18 school year comes to a close, I wanted to take a moment to wish you a joyous, restful, and safe summer break. On behalf of the Board of Education, and expanding on the theme of safety, I also wanted to share about a new district-wide initiative coming to our campuses in the fall of 2018. The Placentia-Yorba Linda Unified School District (PYLUSD) is pleased to announce the implementation of an electronic visitor management system at all of our schools.

This electronic visitor management system will enhance school security by reading each visitor’s driver’s license, or other approved form of identification, and automatically comparing it to California’s Megan’s Law and similar databases nationwide. The system also compares visitors’ identification information to internal flags placed by a school site including, but not limited to, restraining or custody orders. The system then generates and prints a temporary ID badge that includes a photo, name of visitor, date and time, and destination on campus. This electronic visitor management system is designed to permanently replace paper sign-in procedures, and will serve as a great support in helping protect our campuses and, most importantly, our students and staff.

In addition, this action directly supports the District’s Strategic Plan, “The PYLUSD Advantage,” Focus Area 4.0, which outlines that a “safe and respectful environment is essential to student success.” The electronic visitor management system will provide a consistent, standardized method to track visitors, while keeping away individuals who may present a danger to students and staff members. Please note, it is not connected to any other system such as the Department of Motor Vehicles (DMV), the United States Department of Justice, etc. Additional personal data will not be gathered or shared with any outside company or organization.

In PYLUSD, we have worked hard to establish and maintain a culture which encourages positive relationships among our students, staff, and parents as well as educational, business, and community partners. Please be assured, all parents and guardians have a right to participate in their student’s education. Despite this procedural shift, we will continue to promote a warm and welcoming educational experience on each of our campuses, while also emphasizing our commitment to a safe and respectful environment.

In moving forward, be on the lookout for additional information regarding the new electronic visitor management system in PYLUSD as District and school site administrators work to develop clear protocols regarding its use. In the meantime, if you are interested in learning more about the product, please feel free to visit the website at www.raptortech.com. Lastly, I want to sincerely thank you for your support as we work to always be the very best school district for our students and staff. Find a great book and some cold lemonade, and please enjoy your summer!

Respectfully,

Gregory S. Plutko, Ed.D.
Superintendent of Schools
Placentia-Yorba Linda Unified School District

*Versión en español adjunta a continuación.
 

Sistema Electrónico de Control de Visitantes, llegará a PYLUSD en otoño del 2018
 
13 de junio, 2018
 
Estimadas Familias de PYLUSD,
 
A medida que el año escolar 2017-18 llega a su fin, quería tomar un momento para desearles un verano lleno de alegría, de descanso y seguro. En nombre de la Junta de Educación, y ampliando el tema de la seguridad, también quería compartir acerca de una nueva iniciativa de todo el distrito que vendrá a nuestros campus escolares este otoño del 2018. El Distrito Escolar Unificado Placentia Yorba Linda (PYLUSD), se complace en anunciar la implementación de un sistema electrónico de control de visitantes en todas nuestras escuelas.
 
Este sistema electrónico de control de visitantes, mejorará la seguridad escolar mediante la lectura de la licencia de conducir de cada visitante u otra forma de identificación aprobada, y la comparará automáticamente con la Ley Megan de California y bases de datos similares a nivel nacional. El sistema también compara la información de identificación de los visitantes con las banderas internas colocadas por las escuelas, incluyendo, entre otras, las órdenes de restricción o custodia. El sistema genera e imprime una credencial de identificación temporal que incluye una foto, nombre del visitante, fecha, hora y el destino del visitante en el campus escolar. Este sistema electrónico de control de visitantes, está diseñado para reemplazar permanentemente los procedimientos de registro en papel, y servirá como un gran apoyo para ayudar a proteger nuestros campus escolares y, lo más importante, a nuestros estudiantes y personal.
 
Además, esta acción respalda directamente el Plan Estratégico del Distrito, "La ventaja de PYLUSD", Área de Enfoque 4.0, que describe que "un ambiente seguro y respetuoso es esencial para el éxito del estudiante". El sistema electrónico de control de visitantes, proporcionará un método consistente y estandarizado para rastrear a los visitantes, mientras se mantienen alejadas a las personas que puedan representar un peligro para los estudiantes y el personal. Por favor, note que este no está conectado a ningún otro sistema, como el Departamento de Vehículos Motorizados (DMV), el Departamento de Justicia de los Estados Unidos, etc. No se recopilarán datos personales adicionales ni se compartirán con ninguna empresa u organización externa.
 
En PYLUSD, hemos trabajado arduamente para establecer y mantener una cultura que fomente las relaciones positivas entre nuestros estudiantes, personal y padres de familia, así como entre los socios educativos, empresariales y de la comunidad. Tenga la seguridad de que todos los padres y tutores tienen derecho a participar en la educación de sus hijos. A pesar de este cambio de procedimiento, continuaremos promoviendo una experiencia educativa cálida y acogedora en cada uno de nuestros campus escolares, al tiempo que enfatizamos nuestro compromiso con un entorno seguro y respetuoso.
 
Al avanzar, busque información adicional sobre el nuevo sistema electrónico de control de visitantes en PYLUSD, ya que los administradores del distrito y de escuelas, trabajan para desarrollar protocolos claros con respecto a su uso. Mientras tanto, si usted está interesado en obtener más información sobre el producto, no dude en visitar el sitio electrónico en www.raptortech.com. Por último, quiero agradecerles sinceramente su apoyo mientras trabajamos para ser siempre el mejor distrito escolar para nuestros estudiantes y personal. Consiga un gran libro y limonada fresca, ¡y disfrute de su verano!
 
Respetuosamente,
 
Gregory S Plutko, Ed.D.
Superintendente de Escuelas
Distrito Escolar Unificado Placentia Yorba Linda
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